Zeiterfassungspflicht 2026: Der Referentenentwurf erklärt

Von Adeela Tanya, HR-Expertin mit über 10 Jahren Erfahrung im Personalwesen

Veröffentlicht am 30. August 2026

Zeiterfassungspflicht 2026, dieses Wort taucht gerade in fast jeder Personalabteilung auf. Der Grund ist der neue Referentenentwurf von Arbeitsministerin Bärbel Bas, der die elektronische Arbeitszeiterfassung erstmals ausdrücklich ins Arbeitszeitgesetz schreiben soll. Viele Arbeitgeber fragen sich, ab wann die Pflicht gilt, welche Betriebe eine Übergangsfrist bekommen und was bei einem Verstoß droht. Dieser Beitrag ordnet den aktuellen Stand ein, unabhängig von den täglichen Berechnungen, die Sie bereits mit unserem Arbeitszeitrechner erledigen.

Zeiterfassungspflicht 2026: Was ändert sich für Sie?

Bislang gibt es im deutschen Arbeitszeitgesetz keine ausdrückliche Vorschrift, die jeden Arbeitgeber zur lückenlosen Zeiterfassung verpflichtet. Trotzdem gilt diese Pflicht schon heute, weil die Arbeitsgerichte sie aus geltendem Recht ableiten. Der neue Entwurf soll genau diese Lücke schließen und eine klare, elektronische Erfassungspflicht direkt ins Gesetz aufnehmen, mit festen Fristen, Ausnahmen und einem Bußgeldrahmen. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das vor allem eines: Planungssicherheit statt Grauzone, dafür aber auch eine konkrete Umstellung Ihrer bisherigen Prozesse.

Wichtig zu wissen: Ein Referentenentwurf ist noch kein Gesetz. Er durchläuft erst die Ressortabstimmung, dann das Kabinett und schließlich Bundestag und Bundesrat. Ein früherer Entwurf aus dem Jahr 2023 ist genau in diesem Prozess gescheitert. Beobachter rechnen auch diesmal mit Verhandlungen zwischen Union und SPD, bevor ein endgültiger Text feststeht.

Rechtliche Grundlage: BAG- und EuGH-Urteil

Die heutige Rechtslage stützt sich auf zwei zentrale Entscheidungen. Der Europäische Gerichtshof verlangte am 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18, CCOO), dass alle Mitgliedstaaten ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung vorschreiben. Das Bundesarbeitsgericht übertrug diese Vorgabe am 13. September 2022 (Beschluss, Az. 1 ABR 22/21) auf Deutschland und leitete die Pflicht aus § 3 Absatz 2 des Arbeitsschutzgesetzes ab.

Für die geplante Zeiterfassungspflicht 2026 liefern beide Urteile die rechtliche Basis, sagen jedoch nichts darüber aus, in welcher Form Sie erfassen müssen. Papier, Excel oder eine Software waren und sind grundsätzlich weiterhin erlaubt, solange die Aufzeichnung verlässlich ist. Wer schon jetzt eine praktische Lösung sucht, findet in unserer Arbeitszeitnachweis Vorlage eine kostenlose Excel- und PDF-Vorlage für den Einstieg.

Das steht im Entwurf von Bärbel Bas

Der Referentenentwurf aus dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales enthält im Kern zwei Bausteine. Zum einen soll die tägliche Arbeitszeit elektronisch erfasst werden, und zwar am Tag der Arbeitsleistung selbst, also taggleich. Beginn, Ende und Dauer müssen dokumentiert sein. Die Verantwortung dafür bleibt beim Arbeitgeber, selbst wenn er die eigentliche Erfassung an Beschäftigte oder einen externen Dienstleister delegiert.

Zum anderen bringt der Entwurf mehr Flexibilität bei der Verteilung der Arbeitszeit. Tarifparteien sollen künftig von der täglichen auf eine wöchentliche Höchstarbeitszeit umstellen können. Im Gegenzug für diese Lockerung ist im Gespräch, die bisher feste elfstündige Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen unter bestimmten Bedingungen zu verkürzen, verbunden mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen für die Gesundheit der Beschäftigten.

Übergangsfristen nach Betriebsgröße im Überblick

Der Entwurf sieht keine Sofortpflicht für alle Betriebe vor, sondern gestaffelte Fristen. Das nimmt kleineren Unternehmen den Druck, sofort eine neue Software einzuführen:

• Bis 10 Beschäftigte: dauerhaft von der elektronischen Erfassungspflicht befreit, Papier und Excel bleiben erlaubt
• Unter 50 Beschäftigte: fünf Jahre Übergangsfrist nach Inkrafttreten des Gesetzes
• Unter 250 Beschäftigte: zwei Jahre Übergangsfrist
• Alle übrigen Arbeitgeber: ein Jahr Übergangsfrist ab Inkrafttreten

Diese Fristen laufen erst, sobald das Gesetz tatsächlich verabschiedet ist. Bis dahin gilt weiter die heutige Rechtslage aus BAG- und EuGH-Urteil, ohne festes Datum.

Wer ist von der Pflicht zur Erfassung befreit?

Nicht jede Beschäftigtengruppe fällt unter das Arbeitszeitgesetz. Ausgenommen sind unter anderem leitende Angestellte, Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder, leitende Krankenhausärzte sowie bestimmte Beschäftigte kirchlicher und religiöser Einrichtungen. Für diese Personen gilt die neue Zeiterfassungspflicht nicht, weil das Arbeitszeitgesetz insgesamt nicht auf sie anwendbar ist.

Eine wichtige Unterscheidung gilt für Minijobs und die elf Branchen nach dem Schwarzarbeitsgesetz, etwa Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung. Für diese Gruppen besteht die Aufzeichnungspflicht schon heute, unabhängig vom neuen Entwurf, mit einer Frist von sieben Kalendertagen nach § 17 des Mindestlohngesetzes. Details und eine passende Vorlage finden Sie in unserem Beitrag zur Arbeitszeitnachweis Vorlage.

Bußgeld bei Verstoß gegen die Zeiterfassungspflicht 2026

Der Entwurf sieht spürbare Konsequenzen vor. Bei einem Verstoß drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro. Als Ordnungswidrigkeit gelten unter anderem eine fehlerhafte, unvollständige oder verspätete Zeiterfassung, das Versäumnis, Beschäftigte über ihre erfassten Stunden zu informieren, Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht sowie die Missachtung von Anordnungen der Aufsichtsbehörden. Diese Summe entspricht dem bereits bestehenden Bußgeldrahmen für Minijobs nach § 21 MiLoG und zeigt, wie ernst der Gesetzgeber das Thema nimmt.

So bereiten Sie Ihren Betrieb jetzt vor

Da die Arbeitsgerichte die Erfassungspflicht schon jetzt anwenden, lohnt es sich nicht, auf die endgültige Zeiterfassungspflicht 2026 zu warten. Diese Schritte helfen Ihnen, unabhängig vom genauen Inkrafttreten vorbereitet zu sein:

1. Prüfen Sie, wie viele Beschäftigte Ihr Betrieb hat, das bestimmt Ihre spätere Übergangsfrist.
2. Erfassen Sie schon jetzt Beginn, Ende und Pause jedes Arbeitstages, zum Beispiel mit unserem Arbeitszeitrechner oder einer Excel-Vorlage.
3. Informieren Sie Beschäftigte transparent über ihre erfassten Stunden, das verlangt schon der aktuelle Entwurf.
4. Bewahren Sie alle Nachweise mindestens zwei Jahre auf, damit Sie bei einer Prüfung sofort reagieren können.
5. Beobachten Sie den Gesetzgebungsprozess, damit Sie beim endgültigen Starttermin nicht überrascht werden.

Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit: Was gilt?

Ein häufiges Missverständnis: Vertrauensarbeitszeit bedeutet nicht, dass keine Erfassung nötig ist. Der EuGH hat 2019 ausdrücklich klargestellt, dass auch bei flexiblen Arbeitszeitmodellen Beginn, Ende und Dauer dokumentiert werden müssen, im Homeoffice ebenso wie im Büro. Die geplante Zeiterfassungspflicht 2026 ändert daran nichts Grundsätzliches, sie verlangt nur, dass diese Dokumentation künftig elektronisch und taggleich erfolgt. Arbeitgeber, die Vertrauensarbeitszeit anbieten, sollten also frühzeitig ein System wählen, das die Erfassung im Hintergrund erledigt, ohne die Eigenverantwortung der Beschäftigten einzuschränken.

Häufige Fragen zur elektronischen Zeiterfassung (FAQs)

Quellen