Arbeitszeitnachweis Vorlage – Stundenzettel Excel und PDF 2026

Von Adeela Tanya, HR-Expertin mit über 10 Jahren Erfahrung im Personalwesen

Zuletzt aktualisiert am 26. August 2026

Arbeitszeitnachweis Vorlage gesucht? Sie brauchen einen sauberen Nachweis Ihrer Arbeitszeit, egal ob Sie ihn zusammen mit unserem Arbeitszeitrechner nutzen oder allein. Mit der kostenlosen Vorlage tragen Sie Beginn, Ende und Pause ein, und die Stunden werden automatisch berechnet. Sie erhalten den Stundenzettel als Excel und als PDF, für die Woche und für den ganzen Monat. Beide Vorlagen sind kostenlos, ohne Anmeldung und sofort einsatzbereit.

Excel rechnet automatisch. Das PDF ist zum Ausdrucken und von Hand ausfüllen. Sie laden die Arbeitszeitnachweis Vorlage kostenlos als PDF oder als Excel-Datei, ganz ohne Registrierung.

Was ist ein Arbeitszeitnachweis?

Ein Arbeitszeitnachweis ist eine einfache Liste, in der Sie festhalten, wann Sie gearbeitet haben. Viele nennen ihn auch Stundenzettel, Stundennachweis oder Arbeitszeitprotokoll. Gemeint ist immer das Gleiche: pro Tag notieren Sie Arbeitsbeginn, Arbeitsende und die Pause. Daraus ergibt sich Ihre tägliche Arbeitszeit, am Ende der Woche oder des Monats die Summe.

Der Nachweis dient als Beleg gegenüber dem Arbeitgeber, für die Lohnabrechnung und bei einer Prüfung durch den Zoll. Für Überstunden, Gleitzeit oder einen Minijob ist er oft die einzige Grundlage, die im Streitfall zählt.

Diese Angaben gehören auf den Stundenzettel

Damit Ihr Nachweis anerkannt wird, sollten diese Felder in der Vorlage Arbeitszeitnachweis ausgefüllt sein. Unsere Vorlage enthält sie bereits:

• Name der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, bei Bedarf die Personalnummer
• Firma oder Abteilung und der Zeitraum (Kalenderwoche oder Monat)
• Datum für jeden Arbeitstag
• Arbeitsbeginn und Arbeitsende als Uhrzeit
• Pause in Minuten
• Tägliche Arbeitszeit in Stunden (rechnet die Excel Vorlage selbst aus)
• Bemerkung oder Tätigkeit, zum Beispiel Homeoffice oder Außendienst
• Unterschrift von Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Wer muss die Arbeitszeit erfassen?

Kurz gesagt: fast jeder Betrieb. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Recht die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen, nicht nur die Überstunden. Grundlage ist § 3 Absatz 2 des Arbeitsschutzgesetzes. Damit hat das Gericht ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 auf Deutschland übertragen.

Die Aufzeichnung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. In welcher Form, ist bisher nicht streng vorgeschrieben. Papier und Excel sind Stand 2026 weiterhin erlaubt. Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung ist geplant, steckt aber noch im Referentenentwurf zum neuen Arbeitszeitgesetz. Für kleine Betriebe sind dabei Übergangsfristen vorgesehen.

Besonders streng ist die Lage bei Minijobs und in elf Branchen nach dem Schwarzarbeitsgesetz, etwa Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Transport und Sicherheit. Hier schreibt § 17 des Mindestlohngesetzes vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Kalendertage nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen. Wer das nicht tut, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro.

So füllen Sie die Arbeitszeitnachweis Vorlage aus

Die Arbeitszeitnachweis Vorlage Excel-Datei berechnet die Stunden automatisch, sobald Sie Beginn und Ende eintragen. In fünf Schritten sind Sie fertig:

1. Tragen Sie oben Name, Firma und den Zeitraum ein.
2. Notieren Sie pro Tag Arbeitsbeginn und Arbeitsende als Uhrzeit, zum Beispiel 08:00 und 16:30.
3. Schreiben Sie die Pause in Minuten in die passende Spalte.
4. In der Excel Vorlage erscheint die Arbeitszeit sofort als Dezimalstunde, etwa 8,50. Im PDF rechnen Sie selbst oder nutzen unseren Rechner.
5. Unten sehen Sie die Summe. Prüfen Sie die Werte und unterschreiben Sie den Nachweis.

Excel oder PDF: Welche Vorlage passt?

Ob Sie die Arbeitszeitnachweis Excel Vorlage oder die Version zum Ausdrucken bevorzugen, hängt von Ihrem Arbeitsalltag ab. Eine ausführliche Anleitung, wie Sie einen Stundenzettel in Excel erstellen, finden Sie in unserem Blog.

Wollen Sie lieber online rechnen, ohne etwas herunterzuladen? Dann nutzen Sie unseren Arbeitszeitrechner. Er berechnet Nettozeit, Pause und Dezimalstunden direkt im Browser.

Pausen richtig eintragen (§ 4 ArbZG)

Die Pause zählt nicht als Arbeitszeit und wird abgezogen. Das Arbeitszeitgesetz gibt klare Mindestpausen vor:

• Bei mehr als 6 Stunden Arbeit: mindestens 30 Minuten Pause
• Bei mehr als 9 Stunden Arbeit: mindestens 45 Minuten Pause

Sie dürfen die Pause aufteilen, jeder Teil muss aber mindestens 15 Minuten dauern. Länger als sechs Stunden am Stück ohne Pause zu arbeiten, ist nicht erlaubt. Tragen Sie die Pause immer ehrlich ein, denn sie beeinflusst Ihre Nettoarbeitszeit direkt.

Wie lange gilt die Aufbewahrungspflicht?

Nachweise nach dem Mindestlohngesetz müssen Sie mindestens 2 Jahre aufbewahren. Viele Personalabteilungen behalten sie länger, um bei Rückfragen sicher zu sein. Bewahren Sie die Zettel geordnet nach Monat auf, digital oder als Ausdruck. So finden Sie im Streitfall oder bei einer Prüfung schnell den passenden Beleg.

Häufige Fehler beim Stundenzettel

• Pausen vergessen: Ohne Pause stimmt die Nettozeit nicht und der Nachweis wirkt unglaubwürdig.
• Erst am Monatsende ausfüllen: Bei Minijobs müssen Sie spätestens nach sieben Tagen eintragen.
• Uhrzeiten schätzen: Notieren Sie die echten Zeiten, nicht runde Wunschwerte.
• Keine Unterschrift: Ohne Unterschrift fehlt dem Beleg die Verbindlichkeit.
• Nachtschicht falsch gerechnet: Über Mitternacht bitte das Enddatum beachten.

Arbeitszeitnachweis Vorlage mit Rechner kombinieren

Die Vorlage und der Rechner ergänzen sich. Mit dem Arbeitszeitrechner prüfen Sie schnell eine einzelne Schicht, inklusive Pause und Nachtzuschlag. In die Vorlage übertragen Sie dann die Ergebnisse und sammeln alle Tage an einem Ort. Wer die Stunden für die Lohnabrechnung in Dezimal braucht, findet Details auf unserer Seite zum Arbeitszeitrechner Dezimal.

Häufige Fragen zum Arbeitszeitnachweis – FAQs

Ist die Arbeitszeitnachweis Vorlage wirklich kostenlos?

Ja. Sie laden Excel und PDF ohne Anmeldung und ohne Kosten herunter.

Was ist der Unterschied zwischen Stundenzettel und Arbeitszeitnachweis?

Es ist dasselbe. Stundenzettel ist der umgangssprachliche Begriff, Arbeitszeitnachweis der formellere.

Muss ich als Minijobber meine Arbeitszeit aufschreiben?

Ja. Bei Minijobs muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer innerhalb von sieben Kalendertagen festhalten.

Darf ich die Arbeitszeit noch auf Papier erfassen?

Ja, Stand 2026 sind Papier und Excel erlaubt. Die elektronische Pflicht ist erst geplant.

Wie rechne ich Pausen aus der Arbeitszeit heraus?

Ziehen Sie die Pausenminuten von der Zeit zwischen Beginn und Ende ab. Die Excel Vorlage macht das automatisch.

Wie lange muss ich den Nachweis aufbewahren?

Mindestens zwei Jahre. Länger schadet nicht und gibt zusätzliche Sicherheit.

Kann ich die Vorlage auch für Homeoffice nutzen?

Ja. Tragen Sie Homeoffice einfach in der Spalte Bemerkung ein.

Quellen